PROTOCOLO DE ATENCIÓN – NOTARÍA ÚNICA DE MARIPÍ
1. Objetivo
Brindar un servicio notarial eficiente, ágil y con calidad humana, asegurando la orientación clara y precisa sobre los trámites, respetando el turno de los usuarios y garantizando la transparencia en todos los procesos.
2. Principios de Atención
- Respeto y amabilidad: Trato cordial y respetuoso a cada usuario.
- Eficiencia y rapidez: Minimizar los tiempos de espera mediante una atención organizada.
- Claridad en la información: Explicar de manera sencilla los requisitos y procedimientos.
- Confidencialidad: Proteger la información personal y los documentos de los usuarios.
- Inclusión: Garantizar atención adecuada a personas con discapacidad o en condiciones especiales.
3. Pasos del Proceso de Atención
3.1 Recepción y Orientación Inicial
- Saludo cordial: Todo usuario debe ser recibido con una actitud amable.
- Identificación de la solicitud: Preguntar de forma clara el trámite que necesita realizar (escritura, registro civil, autenticación, etc.).
- Orientación rápida: Indicar el área correspondiente y requisitos iniciales (si hace falta documentación adicional, se informa de inmediato).
3.2 Asignación de Turno y Registro de Usuario
- Los usuarios se organizan según el orden de llegada.
- En trámites con prioridad (personas de la tercera edad, embarazadas o con discapacidad), se atienden de forma preferencial según la ley.
- Registro de solicitud en el sistema interno para control y seguimiento.
3.3 Revisión de Documentación
- El funcionario del área verifica que los documentos estén completos y correctos.
- Se informa al usuario sobre los costos del trámite, tarifas y tiempos de entrega.
- Si hay inconsistencias, se brinda asesoría para su corrección sin dilación.
3.4 Ejecución del Trámite
- Registro Civil y Notas Marginales: Se procesa de inmediato, salvo casos especiales.
- Autenticaciones y Copias: Se realizan en el momento.
- Escrituras Públicas: Se revisa la legalidad del documento, se elabora el texto, se firma y se entrega copia cuando sea posible.
3.5 Entrega de Documentos
- Se verifica la identidad del usuario para la entrega.
- Se entrega el documento con sello y firma, explicando su validez y uso.
- Se invita a revisar que todo esté correcto antes de salir.
4. Protocolos Especiales
- Atención a Personas con Discapacidad: Acceso por rampa, baños adecuados, personal capacitado para asistir.
- Atención Virtual o Telefónica: Responder con prontitud llamadas, correos y solicitudes en línea.
- Atención Prioritaria: Aplicar las normas de atención preferencial para adultos mayores, mujeres embarazadas y personas con movilidad reducida.
5. Mecanismos de Satisfacción del Usuario
- Buzón de sugerencias: Revisado semanalmente para mejoras en el servicio.
- Cartelera informativa: Actualización constante de tarifas, edictos y circulares.
- Encuestas de satisfacción: Opcionales para usuarios que deseen opinar sobre el servicio.
6. Compromisos del Personal
- Mantener presentación personal adecuada.
- Escuchar y resolver dudas con paciencia.
- Respetar el orden de turnos y priorizaciones legales.
- Actualizarse en las normas y circulares de la Superintendencia de Notariado y Registro.